Abrechnung und Sachbericht – der Nachweis gehört dazu!
- Nach Ende des Projektes muss dieses auch abgerechnet werden. Die vorgefertigten Formulare finden Sie hier oben rechts unter “Links und Dokumente”
- Die Abrechnung muss spätestens 4 Wochen nach Ende des Projektes eingereicht werden
- Achtung: Als Ende des Projektes zählt nicht das Ende des von Ihnen angegebenen Projektzeitraums, sondern das Datum ihres letztens Zahlungsbeleges. Ab dann gelten die 4 Wochen
- Bei der Abrechnung reicht das Einreichen der Belege in Kopie. Dies betrifft Rechnungen, Zahlungsbelege und den Sachbericht.
- Die Originale müssen Sie allerdings 5 Jahre für eventuelle Nachprüfungen aufbewahren.
- Alle Rechnungen müssen an den/die Antragsteller/in adressiert sein, sonst werden sie nicht akzeptiert
- Alle Rechnungen und auch die dazugehörigen Überweisungen müssen aus dem im Zuwendungsbescheid genannten Projektzeitraum stammen, sonst werden sie nicht akzeptiert
- Zu jeder Rechnung gehört auch ein Zahlungsbeleg (Überweisungsausdruck, Quittung…), dieser muss ebenfalls vom im Antrag angegeben Antragsteller/in beglichen sein
- Quittungen, Kassenzettel oder Rechnungen, die nicht im A4-Format sind, kleben Sie bitte auf ein A4 Blatt auf
- Rechnungen, die auf Thermodruckpapier gedruckt sind (die meisten Kassenzettel sind das), müssen nochmals kopiert werden, da sie nach einer gewissen Zeit unleserlich werden und bei einer Prüfung nicht mehr anerkannt werden können, auch hier bitte A4 Format
- Die Zahlungsbelege legen Sie einfach immer hinter die jeweilige Rechnungen, Achtung: Bitte nicht tackern oder anderweitig an die Rechnung fixieren
- nummerieren Sie alle Rechnungen fortlaufend ab Ziffer 1 und tragen Sie diese Nummern dann in der vorgefertigten Belegliste ein
- Bitte sortieren Sie die Rechnungen der Reihe nach, nach den jeweiligen Ausgabearten (Honorare, Öffentlichkeitsarbeit usw.), das Datum der Rechnung spielt bei der Reihenfolge keine Rolle
- Unter Rechnungsdatum tragen Sie das Datum der Rechnung ein, unter Zahlungsdatum das Datum der Überweisung/Bezahlung
