Abrechnung und Abrechnungsformulare
Zu jedem Projekt gehört auch eine Abrechnung. Es handelt sich ja schließlich um Steuergelder! Dabei hilft, genau wie der Antragsstellung, das Koordinierungsbüro gern.
Abrechnung / Nachweis der Pauschalen
- Die Abrechnung muss spätestens 4 Wochen nach Ende des Projektes eingereicht werden – Achtung: Als Ende des Projektes zählt nicht das Ende des von Ihnen angegebenen Projektzeitraums, sondern das Datum ihres letztens Zahlungsbeleges.
Teilnehmendenpauschale:
- Der Nachweis der Teilnehmerpauschale erfolgt über Teilnehmendenlisten, die Datum, Namen und Unterschrift der Teilnehmenden enthalten müssen.
- Für Veranstaltungen mit Kindern und Jugendlichen genügt die Angabe der Gesamtanzahl der Teilnehmenden und die Unterschrift der Betreuungskraft.
- Bei einer geringeren Teilnehmendenzahl als beantragt/bewilligt wird eine verzinste Rückzahlung geltend gemacht.
- Ermessensentscheidungen sind denkbar, wenn Veranstaltungen z.B. aufgrund höherer Gewalt abgesagt werden mussten.
- Sollte im Rahmen von Großveranstaltungen das Führen von Teilnehmenden-Listen nicht möglich sein, erfolgt eine spitze Bewilligung via eingereichtem Kosten-Plan. Als Nachweis müssen dann Rechnungen und Zahlungsbelege in Kopie eingereicht werden.
Honorarkostenpauschale:
- Der Nachweis der Honorarkosten erfolgt über einen Honorarvertrag u. zugehörige Rechnung.
Sonstige Hinweise:
- Bei der Abrechnung reicht das Einreichen etwaiger Belege in Kopie.
- Rechnungen müssen an den/die Antragsteller/in adressiert sein, sonst werden sie nicht akzeptiert.
- Alle Rechnungen und auch die dazugehörigen Überweisungen müssen aus dem im Zuwendungsbescheid genannten Projektzeitraum stammen, sonst werden sie nicht akzeptiert.
- Zu jeder Rechnung gehört auch ein Zahlungsbeleg (Überweisungsausdruck, Quittung…), dieser muss ebenfalls vom im Antrag angegeben Antragsteller/in beglichen sein.
- Quittungen, Kassenzettel oder Rechnungen, die nicht im A4-Format sind, kleben Sie bitte auf ein A4 Blatt auf.
- Rechnungen, die auf Thermodruckpapier gedruckt sind (die meisten Kassenzettel sind das), müssen nochmals kopiert werden, da sie nach einer gewissen Zeit unleserlich werden und bei einer Prüfung nicht mehr anerkannt werden können, auch hier bitte A4 Format.
- Die Zahlungsbelege heften Sie einfach immer hinter die jeweilige Rechnung, Achtung: Bitte nicht tackern oder anderweitig an die Rechnung fixieren
- Nummerieren Sie alle Rechnungen fortlaufend ab Ziffer 1 und tragen Sie diese Nummern dann in der vorgefertigten Belegliste ein.
- Bitte sortieren Sie die Rechnungen der Reihe nach, nach den jeweiligen Ausgabearten (Honorare, Öffentlichkeitsarbeit usw.), das Datum der Rechnung spielt bei der Reihenfolge keine Rolle
- Unter Rechnungsdatum tragen Sie das Datum der Rechnung ein, unter Zahlungsdatum das Datum der Überweisung/Bezahlung
